Jak dostosować swój sklep WooCommerce do RODO.

Jak powszechnie wiadomo, termin wdrożenia **RODO** upłynął 25 maja 2018 roku. Od tego czasu wszystkie sklepy internetowe, które nie dostosowały się do nowych ogólnoeuropejskich zasad, powinny liczyć się z surowymi karami finansowymi. Dla nowych **sklepów e-commerce** oraz dla spóźnialskich z całej branży przygotowaliśmy krótki przewodnik, co powinno zostać wdrożone w sklepach działających na **WooCommerce**. Poniższe wskazówki są jedynie przewodnikiem po niezbędnych zmianach, ale aby dostosować swój sklep do przepisów prawa, warto skonsultować się z wykwalifikowanym konsultantem/prawnikiem.

Ogólne informacje dotyczące RODO

Aby być zgodnym z RODO, firmy muszą przeprowadzić audyt swojej strony internetowej opartej na WooCommerce oraz procedur marketingowych. Warto pamiętać, że te regulacje dotyczą firm zarówno w UE, jak i poza nią. Każda firma spoza UE, która współpracuje z klientami z UE, będzie musiała dostosować się do RODO.

Aby osiągnąć pełną zgodność do końca maja 2018 roku, firmy korzystające z WooCommerce muszą:

• informować użytkownika, kim są, jakie dane zbierają, dlaczego zbierają dane, jak długo je przechowują i jakie strony trzecie je otrzymają.
• uzyskać wyraźną zgodę przed otrzymaniem jakichkolwiek danych
• umożliwić użytkownikom dostęp do swoich danych
• umożliwić użytkownikom pobieranie swoich danych
• umożliwić użytkownikom usunięcie swoich danych
• informować użytkowników w przypadku naruszenia danych.

Jeśli firmy nie będą ściśle przestrzegać tych zasad, ryzykują **grzywnę w wysokości do 20 milionów EUR lub 4% rocznego obrotu firmy na całym świecie** (w zależności od tego, która z tych kar będzie wyższa).

Zmiany wpłyną na takie kwestie jak:

• Regulamin WooCommerce (strona zamówienia)
• Polityka prywatności WooCommerce (strona zamówienia)
• Rejestracja użytkowników WooCommerce (strona Moje konto)
• Porzucenie koszyka WooCommerce (strona realizacji zamówienia)
• Opinie o produktach WooCommerce (strona pojedynczego produktu)

Po zapoznaniu się z podstawowymi informacjami, możemy przejść do części głównej, czyli czynności, które musimy wykonać:

Regulamin WooCommerce

Regulamin zawiera warunki prawne, które wiążą klienta z Twoją firmą.

Lista zadań:

• Utwórz stronę z informacją, jeśli jej nie posiadasz (możesz skorzystać z generatora reklam i zapoznać się z popularnymi stronami z materiałami e-commerce).
• Dodaj nowy akapit RODO do swojego Regulaminu, który będzie odsyłał do strony polityki prywatności
• Użyj ustawień płatności WooCommerce, aby dodać pole wyboru do strony kasy

Polityka prywatności WooCommerce

Strona polityki prywatności wymaga wielu edycji i copywritingu. Dodatkowo, na stronie zamówienia i w innych miejscach, takich jak formularze kontaktowe i formularze zgłoszeniowe, musisz wyświetlić komunikat zgody na politykę prywatności.

W odniesieniu do treści polityki prywatności, musisz poinformować użytkownika o danych, które zbierasz, przechowujesz i wykorzystujesz.

Lista zadań:

• Stwórz stronę Polityki Prywatności samodzielnie lub z pomocą generatora WP.
• Dodaj do polityki prywatności informacje: kto – co – jak – dlaczego – kiedy
• Wyświetl link do polityki prywatności w stopce
• Użyj fragmentu kodu WooCommerce, aby wyświetlić politykę prywatności na stronie kasy

Rejestracja użytkowników WooCommerce

Strona „Moje konto” w WooCommerce posiada formularz rejestracyjny z nazwą użytkownika i hasłem, jeśli wcześniej została ona włączona w ustawieniach WooCommerce.

Lista zadań:

• Sprawdź, czy masz włączoną rejestrację konta WooCommerce
• Jeśli tak, dodaj pole wyboru polityki prywatności do formularza rejestracyjnego, używając fragmentu kodu (snippetu) WooCommerce

Porzucanie koszyka WooCommerce

Wtyczki do porzucania koszyka zbierają adresy e-mail bez zgody. W rzeczywistości, gdy użytkownik znajduje się na stronie realizacji zamówienia i wprowadza swój adres e-mail, nie wypełniając płatności, nie miał czasu na wybranie i zaakceptowanie Regulaminu oraz zapoznanie się z polityką prywatności. Jest to sprzeczne z RODO, które wymaga wyraźnej zgody (tj. zaznaczenia pola).

Opinie o produktach WooCommerce

Opinie zawierają dane osobowe, na które potrzebujesz zgody użytkownika. Dobrym sposobem na uniknięcie tej „zgody” jest zezwolenie na pozostawianie opinii tylko zalogowanym klientom, którzy kupili produkt.

Lista zadań:

• Zaznacz pole „Opinie mogą być pozostawiane tylko przez zweryfikowanych właścicieli” w ustawieniach WooCommerce

Komentarze WordPress

Jeśli Twoje strony i wpisy w WordPress mają włączone komentarze, pojawia się kolejna kwestia dotycząca zgodności z RODO. Użytkownicy są zazwyczaj proszeni o podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz adresu URL witryny wraz z wiadomością, bez konieczności rejestrowania konta.

Lista zadań:

• Użyj domyślnych komentarzy WordPress lub wybierz wtyczkę WordPress Comments zgodną z RODO
• Upewnij się, że pole wyboru polityki prywatności jest wyświetlane, zanim użytkownicy opublikują komentarz

Formularze zgody WordPress i WooCommerce

Formularz zgody to formularz kontaktowy, w którym użytkownicy wprowadzają swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail (zazwyczaj), aby dołączyć do swojej listy e-mail marketingowej (lub bazy danych kontaktów).

Lista zadań:

• Przeprowadź audyt wszystkich formularzy zgody
• Sprawdź, czy Twój formularz zgody / biuletyn / dostawca usługi e-mail marketingu posiada rozwiązanie zgodne z RODO
• Upewnij się, że pole wyboru polityki prywatności jest wyświetlane przed wysłaniem danych przez użytkowników

Formularze kontaktowe WordPress

Wielu z nas używa Contact Form 7, Ninja Forms, Gravity Forms na stronach takich jak Kontakt lub innych witrynach WordPress. Formularze te wymagają teraz zgody na politykę prywatności.

Lista rzeczy do zrobienia:

• Dodaj pole wyboru zgody na politykę prywatności do wszystkich formularzy kontaktowych
• Jeśli formularz kontaktowy będzie przechowywał dane osobowe w bazie danych i/lub jest powiązany z oprogramowaniem do e-mail marketingu, musisz poinformować użytkowników, dlaczego i gdzie przechowujesz dane

Analityka WooCommerce

Używając Google Analytics, zbierasz dane użytkowników i używasz plików cookie bez zgody. To samo dotyczy Google AdWords lub podobnych rozwiązań.

Lista rzeczy do zrobienia:

• Używaj wyłącznie niezawodnego oprogramowania śledzącego, zgodnego z RODO
• Zapytaj dostawców oprogramowania, jak postępują w kwestii zgodności z zasadami RODO
• Dodaj informacje do swojej Polityki Prywatności, które dotyczą danych śledzących

Wtyczki WordPress i WooCommerce

Warto upewnić się, że każda wtyczka, która w jakiś sposób wykorzystuje dane klientów, spełnia warunki RODO. Chodzi tu o niezawodność wtyczki i jej gotowość na RODO. Warto również pamiętać o dodaniu producenta wtyczki jako strony trzeciej, której udostępniasz dane w Polityce Prywatności.

Lista rzeczy do zrobienia:

• Wybieraj wtyczki zgodne z RODO
• Odrzuć wtyczki, które nie są zgodne z RODO

API WordPress i WooCommerce

API (Application Programming Interface) to po prostu „fragment kodu”, który umożliwia dostęp do zewnętrznego oprogramowania bez opuszczania Twojej witryny.

Lista rzeczy do zrobienia:

• Kontroluj wszystkie swoje API
• Odrzuć interfejsy API niezgodne z RODO
• Dodaj interfejsy API do swojej polityki prywatności

Powiadomienia o naruszeniu bezpieczeństwa

Zgodnie z RODO, jeśli na Twojej stronie dojdzie do naruszenia danych, należy niezwłocznie poinformować użytkowników, których dotyczy naruszenie. Powiadomienie musi zostać wysłane w ciągu 72 godzin.

Lista zadań:

• Zabezpiecz swoją witrynę WordPress / WooCommerce
• Subskrybuj wszystkich dostawców oprogramowania / interfejsy API stron trzecich, aby być świadomym wszelkich naruszeń danych, które dotykają użytkowników
• Zmniejsz ilość niepotrzebnie przechowywanych danych.
• Opracuj plan awaryjny na wypadek naruszenia danych.

Zgoda od obecnych klientów / subskrybentów WooCommerce

Musisz ponownie skontaktować się ze wszystkimi istniejącymi subskrybentami, klientami i użytkownikami i poprosić ich o „aktywną” zgodę, a także o wskazanie, jak pobrać, usunąć lub uzyskać dostęp do swoich danych osobowych.

Postępuj zgodnie z powyższymi krokami dla swojej witryny WooCommerce, konsultując się z prawnikiem, niezależnie od tego, czy mieszkasz w UE, czy nie. Jeśli nie zamierzasz szukać pomocy u prawnika, przynajmniej upewnij się, że wszystkie Twoje wtyczki i interfejsy API są zgodne z RODO. Musisz oczywiście napisać nową politykę prywatności, ponieważ w tej dziedzinie jest najwięcej zmian.